很多人用打印机这么多年,一看到屏幕上跳出来“脱机状态”四个字，第一反应就是“坏了？赶紧找人修”，但实际上，脱机使用打印机是现在很多智能打印机自带的实用功能，关键时候能帮你解决大麻烦，我就亲身经历过一次网断了全靠脱机打印救场的事，接下来就跟大家好好聊聊这个被很多人忽略的实用功能。
别把“脱机状态”当故障，这是实用功能不是bug
上个月中旬,我因为要写一篇社区便民服务的选题，去家附近的石家庄跃进街道办事处帮忙整理2024年度退休人员资格认证的存档材料，社区刚在年初申请了政务便民经费，换了两台全新的智能激光打印机，专门用来给居民打证明、存档案，本来一切都顺，我们一上午整理了一百多份材料，就剩下午打完装订好上交区民政局，截止日期卡得死死的，迟交一天都影响整个街道的年度考核，结果中午吃完饭，突然通知说附近修路，挖掘机把运营商的主干光纤挖断了，整个街道片区全断网，什么时候修好最少要等四个小时，那时候已经下午一点了，四点就要交材料，社区管档案的张阿姨急得原地转圈圈，说要赶紧打车去三公里外的打印店打，那时候刚好是下班高峰，打上车来回都要一个多小时，一百多份排版好的文件还要重新导，时间根本来不及。
这时候我突然想起,早上我看那两台打印机的介绍页，写了支持U盘脱机打印，我们排版好的文件早就存到U盘里了啊！我跟张阿姨一说，她还不信，说断网了怎么可能打印？结果我拿U盘插打印机上，在触控屏点了几下，不到四十分钟，一百二十份材料全打完了，准时装订好送了上去，张阿姨后来还特意给我送了一箱苹果，说没想到脱机还能打印，帮了大忙。
其实不止张阿姨,很多用了好几年打印机的人都有这个误区：脱机就是坏了，必须联网才能用，但根据IDC 2024年第一季度刚发布的中国智能打印机市场报告，目前国内在售的新打印机里，已经有超过72%的型号支持脱机打印功能，这个占比比2021年整整提升了38个百分点，为什么厂商都在做这个功能？就是因为需求越来越大，脱机早就不是被淘汰的旧功能，反而成了现在很多场景的刚需。
这4种高频场景，脱机使用打印机能救大命
我整理了平时大家最容易用到脱机打印的四个场景,很多人都遇到过，只是没想到用脱机功能解决：
第一个就是断网应急,不管是办公还是社区服务，谁都遇到过突然断网的情况，我朋友阿凯开了个小的文创设计工作室，今年3月去参加2024广州国际文具展，本来约了好几个批发客户看样品稿，结果开展第一天，展馆几万人同时连公共WiFi，网络直接挤崩了，连网页都打不开，更别说传文件打印了，客户都在旁边等着，阿凯急中生智，想起出发前把所有要打的样稿都存到了打印机的本地内存里，直接脱机调出来打印，半个小时就给五个客户看完了样，最后还签了两个总金额二十多万的批发单，后来阿凯跟我说，要是那天没打成，这两个单估计就黄了，脱机打印这个功能，直接帮他赚了一年的房租。
第二个就是户外移动打印场景,现在摆摊经济火，很多00后年轻人创业都喜欢摆个小摊做定制打印、现场拍照打印，我家这边的勒泰夜市就有一个00后小姑娘小夏，今年毕业没找工作，摆了个摊做“城市旅行纪念照”现场打印，就是给游客拍了照片之后打六寸的带花边的照片，三十块钱一张，她用的就是便携脱机打印机，我跟她聊天的时候她跟我说，夜市人多的时候，信号特别差，大家都刷视频，热点根本连不上，旁边两个跟她做一样生意的小姑娘，每次高峰期都卡得出不了单，游客等不及就走了，她直接把拍好的照片传到打印机本地，脱机就能打，出一张照片不到一分钟，高峰期她一分钟能出一张，旁边的十分钟出不了三张，每个周末她都能比旁边多赚两三百块钱，最多一个周末赚了两千多，比坐办公室上班强多了，除了摆摊，还有很多户外工作的，比如工程队去野外勘测，要打印图纸，考古队在野外整理资料，还有婚庆跟拍现场给宾客打照片，这些场景都没有稳定的网络，脱机打印就是必须的。
第三个就是涉密和隐私内容打印,这个现在越来越重要，2024年很多党政机关、国企都出台了新的涉密文件管理规定，要求涉密电脑绝对不能连外网，打印涉密内容的时候，不能走网络传输，就是要用脱机打印，把文件拷到U盘，插打印机直接打，全程不联网，避免文件泄露，就算是我们普通人，平时打印身份证、户口本、病历、征信报告这些敏感内容，用联网的共享打印机或者云打印，文件都会存在云端的服务器里，去年还出过新闻，某品牌共享打印机因为云端存储没有加密，泄露了上万份用户的个人打印文件，很多人的身份证、病历都被泄露了，后果不堪设想，如果用脱机打印，文件只存在你的U盘或者打印机本地，打印完就删掉，根本不会泄露，对保护隐私太有用了。
第四个就是批量重复打印,很多小店打印名片、宣传单、价签，还有学校打印试卷，都是经常要打的内容，你把文件提前存在打印机本地，什么时候要打什么时候开打印机调出来打就行，不用每次都连电脑、传文件，省了好多事，我家楼下开水果店的王老板，经常要打印不同的水果价签，他把所有价签的文件都存在打印机里，什么时候要换价格了，直接脱机打几张贴上就行，不用每次开电脑折腾，特别方便。
普通人一看就会，脱机使用打印机的具体步骤
很多人说,听起来好用，但是我不会弄啊？其实非常简单，我把最常用的几种方法整理出来，看完你就会了：
第一种,也是最常用的：U盘直插脱机打印，这个90%的场景都能用，步骤一共三步：第一步，提前把你要打印的文件存到U盘里，这里要注意，尽量存成PDF格式或者JPG格式，几乎所有打印机都支持，如果你存成word或者psd格式，有些老打印机可能读不出来，PDF兼容性最好，不会乱码错版，第二步，把U盘插到打印机的USB接口上，一般打印机的USB口都在正面或者侧面，很好找，第三步，在打印机的触控屏幕上，找到“脱机打印”“USB文件打印”“外接存储打印”这类选项，点进去之后就能看到你U盘里的所有文件，选中你要打的，设置好纸张大小、打印份数，点“打印”就完事了，全程不用联网，不用连电脑，一分钟就能学会。
第二种,本地存储脱机打印，适合经常要打同一份文件的人，现在新的智能打印机一般都有1G到8G的本地内存，能存几百份文件，你提前把文件传进去存着，什么时候用什么时候打，连U盘都不用带，步骤也很简单：你第一次连打印机的时候，用手机或者电脑把要存的文件上传到打印机的本地内存，在打印机的菜单里找到“本地存储”选项，建好文件夹存好就行，下次断网或者没带U盘的时候，直接打开本地存储，选中文件就能打印，特别方便。
第三种,电脑端脱机排队打印，很多人遇到过这种情况：你连着打印机，发了打印任务，结果突然断网，打印任务卡在那不动了，很多人就直接取消了重新弄，其实不用，只要开启脱机使用打印机就能继续打，具体步骤分两种系统：如果是Windows系统，你打开“控制面板”，找到“设备和打印机”，找到你正在用的那台打印机，右键点击，就能看到“脱机使用打印机”这个选项，勾选上之后，打印机就会自动把已经缓存到本地的打印任务打完，不用重新传文件，如果是苹果的macOS系统，你打开打印队列，就能看到“继续脱机打印”的选项，点一下就好了，特别简单。
当然也要给大家提几个常见的坑,都是我踩过的：第一个，不要打太大的文件，如果你的打印机内存比较小，超过它的内存容量就打不出来，所以几十MB以上的大文件最好分拆成多个小文件打印；第二个，U盘不要用太大容量的，有些两三年前买的老打印机，识别不了128G以上的大容量U盘，所以用脱机打印最好准备一个32G或者64G的小U盘，专门用来打文件；第三个，打印完敏感文件一定要记得删除，不管是存在U盘还是打印机本地，打完之后删掉，避免泄露隐私。
个人观点：越是云打印普及，脱机功能越重要
现在很多行业都在吹云打印,说以后所有打印都要联网，脱机是落后功能，要不要都行，我个人完全不认同这个观点，我反而觉得，越是云打印普及，脱机使用打印机的功能越重要，为什么这么说？
第一,网络永远不可能100%稳定，我查了一下近几年的公开新闻，全国每年发生的主干光纤断网事件超过一千起，平均每个城市每个月至少有一次断网，少则几个小时，多则半天一天，如果你的打印机只能联网用，断网的时候就彻底停摆，不管是办公还是做生意，损失的都是真金白银，就像2024年4月广州发生的那次运营商主干网故障，三个多小时断网，很多写字楼里的小公司，那天一上午都没法办公，要是有脱机打印，最少日常的打印工作还能继续，不会彻底停摆。
第二,隐私保护的需求越来越高，现在大家越来越重视个人隐私，你打印任何东西，只要联网，就有被泄露的风险，不管是云服务商的服务器被黑客攻击，还是内部人员泄露，都有可能，而脱机打印全程不联网，文件只在你自己手里，根本没有泄露的渠道，对于重视隐私的人来说，这个优势太大了。
第三,市场需求越来越大，我看淘宝京东2024年上半年的销售数据，支持脱机的便携打印机销量同比去年上涨了120%，其中一半多都是买去摆摊、户外作业用的，现在灵活就业的人越来越多，很多人都在做户外的生意，脱机打印就是实打实的刚需，而且现在很多农村地区，网络信号还是不稳定，很多乡镇的小卖部、农资店要打印农药标签、广告纸，脱机打印比联网好用多了。
所以我个人给大家一个选购和使用打印机的建议：不管你是买家用打印机还是办公打印机，一定要选支持脱机打印的型号，现在这个功能已经是标配了，也不会多花钱，但是关键时候真的能救大命，平时用的时候，也可以提前把常用的文件存在U盘或者打印机本地，真遇到断网的情况，不会手忙脚乱。
其实很多时候,我们都容易忽略这些看起来不起眼的小功能，觉得新技术就是要淘汰旧的东西，但实际上，脱机使用打印机这种功能，看似过时，其实刚好解决了很多实际场景的痛点，多了解一点这样的小技巧，平时可能用不上，关键时候就能帮你省好多时间，解决大麻烦。