最近，我琢磨着要出去度个小假，但是手头上的邮件又不能没人管。特别是有些客户或者领导的邮件，万一耽误了回复，那可就有点小麻烦了。我就想着得把Outlook的自动回复给它设置这样就算我不在电脑跟前，也能让发件人知道我的情况，不至于干等着。

第一种，最直接的“外出”自动回复

喜欢先试试最简单的方法。我记得Outlook里头有个专门针对“外出”的设置。我是这么干的：

我打开了我的Outlook。我用的是新一点的Outlook，界面可能跟大家伙儿的稍微有点不一样，但大体位置应该差不多。

然后，我瞅见了左上角有个“文件”选项，我就点了一下它。点开之后，左边出来一竖条菜单，我在里头找到了一个叫“自动答复(外出)”或者有时候也叫“自动回复”的按钮，图标通常是个信封带个时钟啥的，挺好认。

点开这个“自动答复”之后，就弹出来一个新的小窗口。在这个窗口里，我先是选中了“发送自动答复”这个选项，不然它默认是不开启的。

接下来就有意思了，它可以设置一个时间范围。我就勾选了“仅在此时间段内发送”，然后把我要休假的开始日期和结束日期，还有具体的时间都给它选好了。这样假期一结束，它就自动停了，省得我回来忘了关，还挺方便。

然后就是写回复内容了。它分了两个框，一个是“在我的组织内”，另一个是“在我的组织外”。这个设计我觉得挺贴心的。给同事的回复可以随便点，比如“我休假，有急事找XX”。给外面客户的，就得正式一点，比如“您我于X月X日至X月X日休假，期间可能无法及时回复您的邮件，如有紧急事宜，请联系XXX，电话XXX。感谢您的理解。” 我一般就写得简单点，把情况说清楚就行。

都填好了之后，我就点了右下角的“确定”。为了保险起见，我还给自己另外一个邮箱发了封测试邮件，看看能不能收到自动回复，回复的内容对不对。还真行！这样我就放心了。

第二种，用规则和模板来搞定

我还想起以前捣鼓过另一种方法，就是用“规则”配合“邮件模板”来实现自动回复。这种方法感觉更灵活一些，比如你不是休假，只是某段时间特别忙，想对所有收到的邮件都自动回一个“已收到，会尽快处理”之类的，就可以用这个。

我当时是这么操作的：

第一步，我得先做个邮件模板。这个简单，我就在Outlook里点击“新建电子邮件”，就像平时写邮件一样。在正文里头，我就写上我想要的自动回复内容，比如说：“您邮件已收到，我会尽快查看并回复您。感谢您的耐心等待。” 写完之后，关键的一步来了，我点了邮件窗口左上角的“文件”，然后选“另存为”。

在“另存为”的对话框里，底下有个“保存类型”，我点开那个下拉菜单，找到了“Outlook 模板 (.oft)”这个选项，选中它。然后给模板文件起个名字，比如“通用自动回复模板”，保存到一个我记得住的地方。

模板弄好了，接下来就是设置规则了。

我回到Outlook的主界面，在“开始”选项卡（有的人可能在“文件”里找，不同版本位置有点差异）里头，找到了一个叫“规则”的按钮，点开它，然后选“管理规则和通知”。

弹出来一个“规则和通知”的对话框。我点了“新建规则”。

在“规则向导”里头，它问我从哪开始，我选的是“对我接收的邮件应用规则”，这个一般在“从空白规则开始”那一块。

然后点“下一步”，它就问我“要检查哪些条件？”。如果我想对所有收到的邮件都自动回复，我就啥条件都不选，直接点“下一步”。它会弹个提示说“该规则将应用于您收到的每一封邮件。是否正确？”，我点“是”就行。

再点“下一步”，就到了“要如何处理该邮件？”这一步。我往下拉，找到了一个选项叫“用特定模板答复”。选中它。

选中之后，底下那个框框里，“特定模板”这几个字就带下划线了，可以点。我一点它，就弹出来一个“选择答复模板”的对话框。默认显示的是“标准模板”，我得点一下上面的“查找范围”下拉框，选择“文件系统中的用户模板”。然后它就会打开我之前保存模板的那个文件夹，我就选中我刚才做的那个“.oft”模板文件，点“打开”。

模板选好了，再点几下“下一步”，给这个规则起个名字，比如“通用自动回复规则”，点“完成”。它会问你要不要立即在已在收件箱中的邮件上运行此规则，我一般不勾选这个，就让它从新邮件开始生效。

点“确定”关闭“规则和通知”对话框。这样，以后只要有新邮件进来，就会自动用我那个模板回复了。

这两种方法我都试过，第一种“外出”自动回复更适合假期这种明确时间段的情况，设置起来也更直接。第二种用规则和模板的方法，自由度更高，可以根据不同条件设置不同的自动回复，比如特定发件人、邮件主题包含特定词语等等，就是步骤稍微多一点点。

实践下来，感觉Outlook这个功能还是挺实用的，尤其对于我们这种邮箱不离手的人来说，能省不少事儿。希望我这点小小的实践记录，能帮到有需要的朋友们！